Zarządzanie płynnością finansową w Software House: 5 kluczowych strategii

Wstęp

Zarządzanie płynnością finansową to niezbędny element prowadzenia każdej firmy, a w przypadku Software House nabiera jeszcze większego znaczenia. Dlatego dziś na blogu CFOpro przedstawimy 5 kluczowych strategii, które pozwolą właścicielom Software House utrzymać stabilność finansową i zabezpieczyć przyszłość swojej firmy. W artykule omówimy szczegółowo każdą z tych strategii, przedstawiając konkretne przykłady i praktyczne porady, które można zastosować w codziennym zarządzaniu finansami Software House.

Zrozumienie płynności finansowej i jej znaczenia dla Software House

Płynność finansowa to zdolność firmy do regulowania bieżących zobowiązań za pomocą swoich bieżących aktywów. Innymi słowy, płynność finansowa określa, czy firma ma wystarczająco dużo środków, aby w krótkim okresie pokryć swoje bieżące zobowiązania, takie jak pensje pracowników, opłaty za usługi, czy wynajem biur.

Dla Software House płynność finansowa jest szczególnie istotna z kilku powodów:

• Firmy te często mają wyższe koszty stałe związane z wynajmem powierzchni biurowej, sprzętem komputerowym czy licencjami na oprogramowanie, które muszą być pokryte regularnie. Przykładowo, wynajem nowoczesnego biura w centrum miasta może wiązać się z kosztami rzędu kilkunastu tysięcy złotych miesięcznie.
• Software House są zazwyczaj bardziej narażone na ryzyko utraty klientów lub opóźnienia w płatnościach ze względu na specyfikę branży IT, gdzie kontrakty są często realizowane dla różnych klientów, a płatności za projekty mogą być rozłożone na dłuższy okres czasu. W praktyce oznacza to, że nawet udane projekty nie zawsze przekładają się na natychmiastowe wpływy finansowe.
• W przypadku Software House inwestycje w rozwój technologiczny są kluczowe dla utrzymania konkurencyjności na rynku, a to oznacza konieczność alokacji części środków na badania i rozwój. Przykładem takiej inwestycji może być opracowanie własnego systemu zarządzania projektami, który usprawni pracę zespołu i przyczyni się do zwiększenia efektywności realizacji zleceń.
• W wielu Software House istnieje instytucja „ławeczki”. To deweloperzy, którzy czekają na rozpoczęcie nowego projektu komercyjnego i zwykle realizują różne wewnętrzne projekty. Stanowią oni koszt dla firmy – jednak bez nich również trudno funkcjonować. Dzięki ławeczce, firmy są w stanie szybko wystartować nowy projekt, co często bywa kluczowe dla pozyskania klienta.

Kluczowe wskaźniki płynności finansowej

Aby efektywnie zarządzać płynnością finansową w Software House, należy monitorować kluczowe wskaźniki finansowe. Oto trzy najważniejsze wskaźniki płynności, które powinny być analizowane na bieżąco:

1. Wskaźnik bieżącej płynności (current ratio) – to stosunek bieżących aktywów do bieżących zobowiązań. Wartość wskaźnika powinna być wyższa niż 1, co oznacza, że firma ma wystarczająco dużo środków, aby pokryć swoje bieżące zobowiązania. W praktyce wartość wskaźnika bieżącej płynności może różnić się w zależności od branży, jednak wartość większa niż 1,5-2 jest uważana za optymalną dla większości przedsiębiorstw.
2. Wskaźnik gotówkowy (cash ratio) – mierzy stosunek środków pieniężnych oraz równowartości pieniężnych do bieżących zobowiązań. Wskaźnik ten pozwala ocenić, czy firma jest w stanie pokryć swoje bieżące zobowiązania za pomocą dostępnych środków pieniężnych. Wartość wskaźnika gotówkowego powinna być zbliżona do 1. Należy jednak pamiętać, że wartość wskaźnika gotówkowego może być zbyt konserwatywnym miernikiem płynności, gdyż nie uwzględnia innych szybko realizowalnych aktywów, takich jak należności.

Tworzenie rezerwy finansowej

Każda firma powinna posiadać pewną rezerwę finansową, która pozwoli przetrwać okresy niższego przychodu czy opóźnień w płatnościach ze strony klientów. W przypadku Software House rezerwa taka może być również źródłem finansowania dla projektów badawczo-rozwojowych. W praktyce oznacza to utworzenie specjalnego funduszu, który będzie gromadzony z bieżących dochodów firmy i służył jako „poduszka finansowa” w sytuacjach kryzysowych. Warto ustalić minimalną wartość rezerwy finansowej, która zapewni firmie bezpieczeństwo finansowe na przynajmniej kilka miesięcy. Wielkość tej „poduszki” zależy naturalnie od specyficznej sytuacji firmy i apetytu na ryzyko zarządzających. Zastanów się jednak – jeśli jeden z Twoich klientów „się wysypie” – ile czasu zajmie Ci znalezienie zatrudnienia dla deweloperów biorących udział w projekcie? Co jeśli dwóch klientów nagle przestanie płacić? 

Uważne zarządzanie należnościami

Opóźnienia w płatnościach ze strony klientów mogą prowadzić do problemów z płynnością finansową.

Właściciele Software House powinni być więc konsekwentni w monitorowaniu należności, wysyłaniu przypomnień oraz podejmowaniu działań windykacyjnych w przypadku zaległości. Przykłady skutecznych działań w tym obszarze to:

• Ustalanie jasnych terminów płatności w umowach z klientami – im krótsze terminy płatności, tym większa szansa na utrzymanie płynności finansowej.
• Wprowadzenie systemu rabatów za wcześniejsze płatności – zachęcanie klientów do szybszego uregulowania należności poprzez oferowanie zniżek.
• Weryfikacja zdolności kredytowej potencjalnych klientów – przed podpisaniem umowy warto sprawdzić, czy klient ma zdolność finansową do realizacji zobowiązań wynikających z kontraktu.
• Systematyczne monitorowanie stanu należności – regularne sprawdzanie, które faktury są opłacone, a które wymagają interwencji. To chyba najważniejszy punkt – widziałam wśród moich klientów wielu, którzy nie pilnowali wystarczająco czy faktury są zapłacone czy też nie. I nie wysyłali przypomnienia o zaległej płatności już nazajutrz po upływie umownego terminu. 
• Współpraca z firmami windykacyjnymi – w sytuacji, gdy własne działania nie przynoszą efektów, warto zlecić windykację należności profesjonalnej firmie.

Optymalizacja kosztów

Kontroluj koszty stałe oraz koszty związane z realizacją projektów, starając się je optymalizować, aby zapewnić większą płynność finansową. Sposoby na optymalizację kosztów obejmują:

• Renegocjowanie umów najmu – staraj się negocjować niższe stawki za wynajem powierzchni biurowej.
• Optymalizacja struktury zatrudnienia skrojonej pod efektywną kosztowo realizację projektów
• Zmniejszenie kosztów związanych z podróżami służbowymi – korzystanie z tańszych rozwiązań, takich jak podróże autokarem czy noclegi w ekonomicznych hotelach.
• Outsourcing niekluczowych usług – zamiast zatrudniać na stałe specjalistów, takich jak księgowi, dyrektor finansowy czy specjaliści ds. marketingu, warto rozważyć zewnętrzne usługi, które mogą być tańsze i bardziej elastyczne.

Dywersyfikacja źródeł przychodów

Dywersyfikuj źródła przychodów, oferując różne usługi, aby uniknąć zbytniego uzależnienia od jednego klienta czy projektu. Przykłady takiej dywersyfikacji to:

• Tworzenie oprogramowania na zamówienie – oferowanie usług programistycznych na indywidualne życzenie klientów.
• Doradztwo technologiczne – świadczenie usług konsultingowych w zakresie technologii i rozwiązań informatycznych.
• Outsourcing IT – oferowanie usług związanych z zarządzaniem infrastrukturą informatyczną czy wsparciem technicznym na rzecz innych firm.
• Szkolenia i warsztaty – prowadzenie szkoleń czy warsztatów związanych z technologiami stosowanymi w Software House.

Podsumowanie

Skuteczne zarządzanie płynnością finansową pozwoli właścicielom Software House na utrzymanie stałej płynności finansowej, a tym samym na rozwój firmy, inwestycje w nowe technologie oraz zabezpieczenie przed ewentualnymi problemami wynikającymi z chwilowych trudności finansowych czy zmian na rynku. Warto również korzystać z dostępnych narzędzi oraz wsparcia zewnętrznego, takiego jak doradztwo finansowe czy usługi księgowe, które pomogą jeszcze lepiej zarządzać finansami Software House.