Odpowiedzialność zarządu za sprawozdawczość: za co realnie odpowiadasz

Większość właścicieli traktuje sprawozdanie finansowe jak zadanie księgowości: ktoś je przygotuje, ktoś podpisze, plik pójdzie do KRS i temat zniknie na rok. Problem w tym, że pod tym dokumentem podpisuje się zarząd — i to zarząd, nie księgowa ani biuro rachunkowe, odpowiada za to, czy liczby są rzetelne i czy trafiły na czas tam, gdzie trzeba. Odpowiedzialność zarządu za sprawozdanie finansowe jest osobista i nie znika dlatego, że księgowość zleciłeś na zewnątrz. Poniżej pokażę Ci, za co realnie odpowiadasz jako członek zarządu, jakie terminy i sankcje wchodzą w grę, i jakie mechanizmy kontroli pozwalają to ryzyko spokojnie ograniczyć — bez nerwów i bez zaskoczeń.

Kto jest „kierownikiem jednostki” w rozumieniu ustawy

Ustawa o rachunkowości posługuje się pojęciem kierownika jednostki, i to na nim zawiesza całą odpowiedzialność za rachunkowość. W spółce z o.o. czy akcyjnej kierownikiem jednostki jest zarząd — a jeśli jest wieloosobowy, to wszyscy jego członkowie. Nie prezes „od finansów”, nie wskazana osoba, tylko zarząd jako organ. Jeżeli nie wyznaczyliście wewnętrznie osoby odpowiedzialnej za konkretne obszary, odpowiadają wszyscy członkowie po równo.

Stąd pierwszy wniosek: bycie w zarządzie oznacza bycie kierownikiem jednostki, niezależnie od tego, czy „zajmujesz się finansami”. Jeśli wchodzisz do zarządu spółki, przejmujesz też odpowiedzialność za jej księgi i sprawozdania — także za okresy, w których dopiero się wdrażasz.

Czego nie da się oddać razem z księgowością

Najczęstsze nieporozumienie brzmi tak: „przecież mam biuro rachunkowe, to ono odpowiada”. Otóż nie. Ustawa o rachunkowości mówi wprost, że kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości również wtedy, gdy powierzy je innej osobie lub przedsiębiorcy — z jednym wyjątkiem inwentaryzacji w formie spisu z natury. Powierzenie ksiąg biuru zmienia to, kto je technicznie prowadzi, ale nie zdejmuje z Ciebie odpowiedzialności z tytułu nadzoru.

W praktyce znaczy to, że odpowiadasz za wybór kompetentnego biura, za dostarczanie mu kompletnych i prawdziwych dokumentów oraz za to, czy efekt jego pracy ma sens. Jeśli biuro zaksięguje to, co mu wyślesz, a Ty wyślesz niepełne dane — błąd jest po Twojej stronie. To dlatego współpraca z księgowością nie może być relacją „wrzucam fakturę i zapominam”; jak ją ułożyć, żeby działała na Twoją korzyść, opisujemy w tekście o tym, jak poprawić współpracę z biurem rachunkowym.

Za co odpowiada zarząd: rzetelność i terminowość

Twoja odpowiedzialność rozkłada się na dwie osie. Pierwsza to rzetelność — sprawozdanie ma jasno i wiernie przedstawiać sytuację firmy, zgodnie z ustawą o rachunkowości i przyjętą polityką rachunkowości. Druga to terminowość — dokument musi powstać, zostać zatwierdzony i złożony we właściwych terminach.

Dla roku obrotowego pokrywającego się z kalendarzowym kalendarz wygląda tak:

• sporządzenie sprawozdania — w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, czyli do końca marca,
• zatwierdzenie przez organ zatwierdzający (w spółce z o.o. zgromadzenie wspólników) — w ciągu 6 miesięcy, czyli do końca czerwca,
• złożenie do KRS — w ciągu 15 dni od zatwierdzenia.

Sprawozdanie sporządza się dziś w ustrukturyzowanej formie elektronicznej i podpisuje kwalifikowanym podpisem — przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg, oraz przez wszystkich członków zarządu. Jeśli któryś z członków odmawia podpisu, składa pisemne uzasadnienie, które dołącza się do sprawozdania. Podpis nie jest formalnością: składając go, oświadczasz, że bierzesz na siebie te liczby.

Podpis pod sprawozdaniem nie potwierdza, że ktoś to policzył. Potwierdza, że Ty bierzesz za te liczby odpowiedzialność — dlatego warto je rozumieć, zanim je podpiszesz.

Co grozi za zaniedbania: trzy poziomy konsekwencji

Konsekwencje trzeba znać nie po to, by się ich bać, lecz po to, by traktować terminy jak każde inne twarde zobowiązanie firmy. Mają one trzy poziomy.

Odpowiedzialność karna z ustawy o rachunkowości. Za nieprowadzenie ksiąg, prowadzenie ich niezgodnie z przepisami lub podanie w nich nierzetelnych danych, a także za niesporządzenie sprawozdania albo wykazanie w nim nierzetelnych danych, grozi grzywna lub kara pozbawienia wolności do 2 lat (albo obie łącznie). Za samo niezłożenie sprawozdania do rejestru sądowego — grzywna albo kara ograniczenia wolności.

Postępowanie przymuszające w KRS. Gdy sprawozdanie nie wpłynie, sąd rejestrowy wzywa do jego złożenia w 7 dni pod rygorem grzywny. W jednym postanowieniu grzywna nie przekracza 15 tys. zł, ale można ją ponawiać, a łączna suma w tej samej sprawie może sięgnąć 1 mln zł. To nie jest groźba teoretyczna — sąd działa z urzędu, automatycznie.

Rozwiązanie spółki. Jeśli mimo wezwań spółka nie złoży rocznych sprawozdań za dwa kolejne lata obrotowe, sąd może z urzędu orzec o jej rozwiązaniu bez przeprowadzania likwidacji. Zaniedbanie sprawozdawcze potrafi więc skończyć się utratą bytu prawnego firmy.

Do tego dochodzi odpowiedzialność cywilna: za szkodę wyrządzoną naruszeniem obowiązku zapewnienia zgodności sprawozdania członkowie zarządu odpowiadają solidarnie wobec spółki. „Solidarnie” oznacza, że poszkodowany może dochodzić całej kwoty od dowolnego z członków zarządu — nie tylko od tego, który „się tym zajmował”.

Jak ograniczyć to ryzyko: pięć mechanizmów kontroli

Dobra wiadomość jest taka, że odpowiedzialność za rzetelność liczb pokrywa się z tym, co i tak jest w Twoim interesie — z posiadaniem prawdziwego obrazu firmy. Te same mechanizmy, które chronią Cię przed sankcją, dają Ci po prostu lepsze decyzje.

• Kalendarz sprawozdawczy w firmie. Wpisz daty sporządzenia, zatwierdzenia i złożenia do kalendarza zarządu z wyprzedzeniem, z buforem na poprawki. Termin, który widzisz w styczniu, nie zaskoczy Cię w czerwcu.
• Domknięcie roku jako proces, nie zryw. Uporządkowane zamknięcie eliminuje większość błędów, zanim ktokolwiek je zobaczy. Pełną listę kroków zebraliśmy w przewodniku zamknięcie roku finansowego krok po kroku.
• Czytanie sprawozdania przed podpisem. Nie podpisuj liczb, których nie rozumiesz. Umiejętność szybkiego sprawdzenia, czy obraz się „spina”, to podstawa — rozkładamy ją w tekście analiza sprawozdań finansowych dla zarządzających.
• Wczesne wyłapywanie ostrzeżeń. Część problemów widać w liczbach wcześniej, niż wybuchną. Jak je rozpoznać, opisujemy w artykule o sygnałach ostrzegawczych w sprawozdaniu finansowym.
• Nadzór nad księgowością, nie zaufanie na słowo. Regularne uzgadnianie sald, kompletność dokumentów i spójna polityka rachunkowości to realny nadzór, którego wymaga od Ciebie ustawa.

Rozdziel też dwa dokumenty, które łatwo pomylić: ustawowe sprawozdanie finansowe i wewnętrzny raport zarządczy. Pierwsze odpowiada przed urzędem, drugie ma pomóc Ci podejmować decyzje. Czym się różnią i dlaczego potrzebujesz obu, tłumaczymy w tekście o raporcie zarządczym a sprawozdaniu księgowym.

Jak robimy to w CFOpro

Rolą dyrektora finansowego jest zdjąć z zarządu element zaskoczenia: pilnować kalendarza sprawozdawczego, doprowadzić księgi do stanu, w którym podpis jest świadomy, a nie ślepy, i przełożyć liczby ze sprawozdania na język decyzji. Odpowiedzialność zostaje przy zarządzie — bo musi — ale przestaje być ryzykiem, którego nie kontrolujesz. W CFOpro układamy ten proces tak, by sprawozdanie było potwierdzeniem porządku, a nie corocznym pożarem.

Jeśli chcesz mieć pewność, że pod tym, co podpisujesz, stoją liczby, którym możesz zaufać — porozmawiajmy. Spokojnie, bez zobowiązań i z konkretnym spojrzeniem na Twoją sytuację.